مسئول دفتر حرفه‌ای کیست؟ - پارسی زی
لاغری سریع با قهوه

لاغری سریع با قهوه

لاغری سریع با قهوه لاغری و قهوه رابطه ی مستقیمی با هم در کاهش وزن دارند و این رابطه به چربی سوزی بر می گردد. …

مشاوره آنلاین و دستیابی آسان به مشاوره خانواده و ازدواج

مشاوره آنلاین و دستیابی آسان به مشاوره خانواده و ازدواج

به احتمال زیاد مطالب زیادی در خصوص مشاوره آنلاین خوانده یا شنیده اید. اگر تصمیم دارید از خدمات مشاوره آنلاین استفاده کنید، توصیه می کنیم …

هزینه ثبت شرکت

هزینه ثبت شرکت

هزینه ثبت شرکت هزینه راه اندازی شرکت اولین مسئله ای است که ذهن شخص را درگیر میکند و ترجیح میدهد اطلاعات زیادی کسب کند تا …

مسئول دفتر حرفه‌ای کیست؟

تا چه اندازه با ویژگی های مسئولین دفتر آشنایی دارید؟ آیا با شرح وظایف مسئول دفتر آشنا هستید؟ به نظر شما کدام شرکت‌ها به استخدام مسئول دفتر نیاز دارند؟ شرایط استخدام مسئول دفتر در شرکت‌های بزرگ و معتبر کدام است؟ اگر پاسخ این سوالات تااندازه‌ای برای شما مبهم است، پیشنهاد می‌کنیم حتما ادامه این مقاله را تا انتها مطالعه کنید.

معرفی شغل مسئول دفتر

احتمالا در بین آگهی‌های استخدامی مختلف در منابع کاریابی، با آگهی استخدام مسئول دفتر مواجه شده‌اید. شرکت‌های مختلف با انتشار آگهی استخدام مسئول دفتر، به دنبال مدیریت امور داخلی دفتر خود هستند. مسئولین دفاتر را می‌توان افرادی دانست که با مدیریت ارتباطات سازمان، نقشی مهم و برجسته در اجرای صحیح وظایف در بخش‌های مختلف یک شرکت دارند.

در حقیقت ایجاد هماهنگی داخلی بین قسمت‌های مختلف سازمان به‌صورت تلفنی و حضوری، ازجمله مهم ترین مسئولیت‌ها و وظایف مسئول دفتر است. درنتیجه می‌توان گفت مسئولین دفاتر، همانند پلی برای برقراری ارتباط بین نیروهای کاری در داخل یک سازمان هستند.

بااین‌حال در شرح وظایف مسئول دفتر، به مسئولیت‌های مختلفی اشاره شده است. در ادامه این مقاله به‌طور کامل، به شرح وظایف مسئول دفتر در شرکت‌های مختلف خواهیم پرداخت. همچنین با بررسی شرایط استخدام مسئول دفتر در کسب‌وکارهای مختلف، مهم ترین ویژگی های یک مسئول دفتر حرفه ای را خدمت شما ارائه خواهیم کرد.

شرح وظایف مسئول دفتر

ارسال پیام و برقراری ارتباط بین بخش‌های مختلف شرکت، مهم ترین و اصلی‌ترین وظیفه مسئولین دفاتر است. یک مسئول دفتر حرفه ای با ارسال پیام مدیریت به نیروهای کاری، نقشی مهم در تسهیل ارتباطات درون‌سازمانی دارد.

همچنین مسئولین دفاتر با دریافت پیام‌های افراد مختلف از داخل و خارج از سازمان، این پیام‌ها را به فرد مناسب در داخل سازمان ارجاع می‌دهند. در ادامه، مهم ترین مسئولیت‌ها و وظایف مسئول دفتر آورده شده است:

  • پیروی از فرآیندهای کاری سازمان به‌منظور دستیابی به حداکثر میزان بهره‌وری
  • نگهداری از فایل‌ها و گزارش های اداری
  • ارائه کمک‌های لازم به سایر کارکنان در دفتر شرکت
  • تنظیم جلسه ها
  • خوشامدگویی به ارباب رجوع و ارائه راهنمایی‌های لازم
  • نظارت بر مخارج و هزینه‌های دفتر و رسیدگی به تمام قراردادهای دفتر
  • انجام اقداماتی مانند رزرو بلیت و اقامتگاه برای مدیریت و کارکنان در صورت لزوم
  • رسیدگی به نظرات و شکایت‌های مشتریان
  • نظارت بر موجودی اقلام دفتر و ارائه سفارش‌های لازم در این زمینه
  • یادداشت‌برداری از نکات مطرح‌شده در هنگام برگزاری جلسات
  • ایجاد هماهنگی‌های لازم و نظارت بر امور مرتبط با تعمیرات در دفتر شرکت
  • تنظیم نامه های مدیریت، نامه نگاری و انجام مکاتبات اداری
  • ارائه گزارش های لازم به مدیریت
  • پاسخ به مراجعین به شکل تلفنی و حضوری

شرایط و مهارت های مورداشاره در آگهی استخدام مسئول دفتر

اگر تمایل دارید برای آگهی‌های استخدامی مسئول دفتر در شرکت‌های بزرگ و معتبر رزومه خود را ارسال کنید، باید به شرایط استخدام مسئول دفتر در متن آگهی شغلی توجه کنید. یکی از مهم ترین شرایط استخدامی در این نوع از شرکت‌ها، داشتن تجربه کاری مرتبط در این حرفه است.

همچنین برخی از شرکت‌ها داشتن سابقه کاری مرتبط در حوزه خدمات مشتری را جزء سوابق کاری ارزشمند برای تصدی شغل مسئول دفتر می‌دانند. در حقیقت توانایی انجام وظایف قبلی مطابق با استانداردهای کاری در محیط جدید، جزء مهم ترین معیارهای کارفرمایان برای استخدام نیروهای کاری باتجربه است.

از دیگر شرایط مهم و قابل‌توجه برای فعالیت در شغل مسئول دفتر، آگاهی از اصول مرتبط با مدیریت فرآیندهای کاری در دفاتر شرکت‌ها است. در ادامه، برخی دیگر از مهم ترین شرایط استخدامی و ویژگی های لازم برای فعالیت در شغل مسئول دفتر آورده شده است:

  • توانایی کار با کامپیوتر و آشنایی با مجموعه نرم‌افزارهای آفیس
  • مهارت در تایپ فارسی و انگلیسی
  • توانایی کار با تجهیزات و ماشین‌های اداری
  • توانایی برقراری ارتباط و ایجاد تعامل سازنده با افراد مختلف
  • صبر و تحمل بالا
  • توانایی اولویت‌دهی کارها
  • توانایی انجام چند کار به شکل هم‌زمان
  • انعطاف‌پذیری
  • توانایی پاسخگویی به تلفن

همچنین یک مسئول دفتر حرفه ای را می‌توان فردی دانست که دارای مهارت‌ های لازم برای‌ مدیریت زمان باشد. دلیل این موضوع را می‌توان انجام اموری مانند تنظیم جلسه ها و نگهداری از برنامه زمانی کارها، در شغل مسئول دفتر دانست. در حقیقت مسئولین دفاتر با نظارت مستمر بر برنامه‌ریزی‌های انجام‌شده، زمان بندی انجام کارها را زیر نظر دارند.

به‌علاوه یک مسئول دفتر حرفه ای، فردی با توانایی سازمان‌دهی بالا است. معمولا در شرکت‌های بزرگ، با حجم قابل‌توجهی از کارهای اداری مواجه خواهید شد. به همین دلیل بایگانی نمودن پرونده‌ها و مدارک مختلف به شکلی بهینه و در زمانی کوتاه، می‌تواند به جلب نظر کارفرما کمک فراوانی نماید.

ذکر این نکته ضروری است که امروزه شرکت‌های مختلف برای افزایش کارایی کارکنان خود، از نرم‌افزارهای اداری مختلفی استفاده می‌کنند. به همین دلیل آشنایی با رایج‌ترین نرم‌افزارهای اداری در حوزه‌های حسابداری و مدیریت پروژه، می‌تواند شانس کارجویان را برای استخدام شدن در شرکت‌های معتبر افزایش دهد.

بازار کار مسئول دفتر

مسئولین دفتر را می‌توان جزء نیروهای کاری بسیار مهم، در اغلب کسب‌وکارها دانست. در حقیقت انجام سریع و پیوسته کارهای مختلف در یک اداره یا سازمان، تا اندازه زیادی به حضور یک مسئول دفتر حرفه ای بستگی دارد. مسئولین دفتر با انجام وظایف خود، نقش مهمی در پیشرفت کارهای یک شرکت دارند.

همین موضوع موجب می‌شود تا روزانه شاهد تعداد قابل‌توجهی از آگهی‌های استخدام مسئول دفتر، در بازار کار مناطق مختلف کشور باشیم. شرکت‌های خدماتی و شرکت‌های فعال در حوزه‌هایی مانند سرمایه‌گذاری و بازار سرمایه، بهداشت و درمان، صنایع غذایی و صنایع نفت، گاز و پتروشیمی، تنها برخی از کسب‌وکارهایی هستند که به استخدام مسئول دفتر نیاز دارند.

همچنین شرکت‌های بازرگانی، شرکت‌های معدنی و شرکت‌های فعال در حوزه‌هایی مانند صنعت ساختمان و فناوری اطلاعات، از دیگر شرکت‌هایی هستند که آگهی استخدام مسئول دفتر را در منابع کاریابی مختلف منتشر می‌کنند. از شرکت‌های معتبری که اخیرا آگهی استخدامی خود را در شغل مسئول دفتر منتشر کرده‌اند، می‌توان به شرکت‌های زیر اشاره کرد:

  • شرکت ارتباطات مبین نت
  • گروه توسعه تجارت ایران در چین
  • معدن سنگ‌آهن شهاب
  • پارس رگولاتور
  • شرکت بورس کالای ایران
  • شرکت صنایع غذایی موجان
  • گروه صنعتی طبیعت ماکان
  • تحفه
  • گروه توسعه تجارت داتام

حقوق و دستمزد مسئول دفتر در سال ۱۴۰۲

یکی از مهم ترین معیارها برای انتخاب مسیر شغلی، میزان حقوق و دستمزد در مشاغل مختلف است. در این بخش از مقاله با بررسی میزان حقوق و دستمزد مسئول دفتر، شما را در تصمیم‌گیری برای ورود به این حرفه یاری خواهیم کرد.

بر اساس یک نظرسنجی که از بین ۲۹۱۹ نفر از نیروهای کاری در مشاغلی مانند مسئول دفتر و منشی انجام شده است، متوسط حقوق و دستمزد پیشنهادی این گروه از شاغلین در سال ۱۴۰۲ مشخص گردید. در این گزارش، متوسط حقوق و دستمزد پیشنهادی مسئولین دفتر در شهر تهران، مبلغی به‌اندازه ۹٫۸ میلیون تومان در ماه گزارش شده است.

به شکلی که این میزان از حقوق و دستمزد، با یک افزایش ۳۴ درصدی نسبت به سال ۱۴۰۱ همراه بوده است. همچنین ۱۰ درصد از جامعه آماری شرکت‌کننده در این نظرسنجی که در شهر تهران مشغول به کار بوده‌اند، حقوق و دستمزد پیشنهادی خود را برای سال ۱۴۰۲، مبلغی بیش از ۱۶٫۸ میلیون تومان در ماه اعلام کرده‌اند.

نتایج این نظرسنجی در سایر شهرهای بزرگ مانند اصفهان، شیراز، تبریز و کرج نشان داد که میانگین حقوق و دستمزد پیشنهادی یک مسئول دفتر در سال ۱۴۰۲، مبلغی به‌اندازه ۸٫۴ میلیون تومان در ماه است. به شکلی که این میزان از حقوق و دستمزد برای مسئولین دفتر در این شهرها، افزایشی ۳۳ درصدی را در مقایسه با سال قبل از آن نشان می‌دهد.

همچنین ۱۰ درصد از این جامعه آماری در سایر شهرهای بزرگ، متوسط حقوق و دستمزد پیشنهادی خود را برای سال ۱۴۰۲، مبلغی بیش از ۱۶ میلیون تومان در ماه اعلام کرده‌اند. خوب است بدانید که متوسط حقوق و دستمزد پیشنهادی مسئولین دفتر در این نظرسنجی در شهرهای کوچک، مبلغی مشابه با میانگین حقوق و دستمزد مسئولین دفاتر در شهرهایی مانند اصفهان و تبریز بوده است.

بااین‌حال تنها ۱۰ درصد از مسئولین دفتر در شهرهای کوچک، حقوق و دستمزد پیشنهادی خود را بیش از ۱۳٫۲ میلیون تومان در ماه اعلام کرده‌اند. درنهایت می‌توان گفت با فعالیت در شغل مسئول دفتر، میزان حقوق و دستمزد شما به عواملی مانند شهر محل فعالیت، سابقه کاری و شرکت محل فعالیت، بستگی خواهد داشت.

جمع‌بندی

در این مقاله به معرفی شغل مسئول دفتر پرداختیم. همچنین با شرح وظایف مسئول دفتر، به مهم ترین ویژگی های یک مسئول دفتر حرفه ای نگاهی انداختیم. به شکلی که با بررسی شرایط استخدام مسئول دفتر، بازار کار و متوسط حقوق و دستمزد مسئولین دفتر در شهرهای مختلف کشور را موردبررسی قراردادیم.

 

آخرین بروز رسانی در : چهارشنبه 30 فروردین 1402
کپی برداری از مطالب سایت با ذکر نام پارسی زی و لینک مستقیم بلا مانع است.