نرم‌افزارهای حسابداری و مالی در نسخه‌های متفاوتی مانند فروشگاهی، شرکتی و… تولید و به بازار عرضه می‌شود. نرم‌افزارهای حسابداری امکاناتی مانند صدور فاکتور، انبارداری، ارائه گزارش‌های متفاوت، صورت‌حساب‌ها و… را به کاربران ارائه می‌دهد.

کدینگ حسابداری اولین قدم برای بهبود یافتن عملیات حسابداری است که در حسابداری بسیار اهمیت دارد و سبب ایجاد نظم ‌و ترتیب، راحتی کار و… اهمیت دارد. به‌طورکلی یک حسابدار باید با کدینگ حسابداری آشنایی داشته باشد تا کار سریع‌تر انجام شود. در این مقاله سعی داریم به نحوه تعریف کدینگ در نرم‌افزار هلو بپردازیم و نکات مهم آن را به شما ارائه دهیم. لطفا تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.

منظور از کدینگ حسابداری در نرم‌افزاری مانند هلو چیست؟

همانگونه که ذکر شد کدینگ حسابداری عملیات بسیار مهمی در حسابداری است که باید هر حسابداری با آن آشنایی داشته باشد. هنگامی‌که قصد دارید سرفصلی را در نرم‌افزار ایجاد کنید باید دقت داشته باشید که سایر کدها را باید براساس نرم‌افزارهایی که کدهای پیش‌فرض دارند، تعیین کنید که در ادامه آن‌ها را شرح خواهیم داد. به طورمثال در نرم‌افزار هلو ثبت سند افتتاحیه به دو صورت دستی و اتوماتیک انجام می‌شود که در ادامه به معرفی آن‌ها خواهیم پرداخت.

• ثبت سند افتتاحیه به‌صورت دستی

برای ثبت سند افتتاحیه به‌صورت دستی باید از قسمت اطلاعات اول دوره، تنظیمات، امنیتی، تیک مربوط به‌صورت دستی که در قسمت پایین و سمت راست صفحه قرار دارد را فعال کرده و سپس تایید کنید. برای اعمال تغییرات باید برنامه را ببندید و دوباره اجرا کنید.

• ثبت سند افتتاحیه به‌صورت اتوماتیک

برای ثبت سند افتتاحیه به‌صورت اتوماتیک باید در ابتدا سرفصل جدید (F11) را انتخاب کنید و در منوی بالاآمده می‌توانید سرفصل‌های تعیین‌شده در سیستم را مشاهده نمایید. سرفصل‌های کل به رنگ قرمز و با کد سه رقم، سرفصل‌های معین به رنگ سبز و با کد ۴ رقم و سرفصل‌های تفصیلی به رنگ آبی و با کد چهار رقم نمایش داده می‌شوند.

برای ایجاد سرفصل جدید با توجه به نیاز خود، می‌توانید بر روی گزینه تعیین حساب جدید کلیک کنید که سه گزینه برای معرفی کد کل، کد معین و کد تفصیلی در این قسمت نمایش داده می‌شود. می‌توانید با انتخاب ورود کد کل، یک حساب کل جدید اضافه کنید. پس از معرفی و تایید حساب کل جدید، فرم مربوط به ماهیت آن باز می‌شود که باید در این قسمت ماهیت و گروهی برای حساب کل تعریف کنید. در صورت نیاز می‌توانید با کلیک بر روی گروه جدید، گروه جدیدی را ایجاد کنید.

اصلاحیه

همچنین با کلیک بر اصلاح گروه می‌توانید، گروه موردنظر را اصلاح و در صورت لزوم با کلیک بر دکمه‌ی حذف، آن را حذف کنید. توجه داشته باشید که برای ورود کد معین، ابتدا باید کد کل را انتخاب و سپس با کلیک بر دکمه انتخاب حساب و ورود کد معین، سرفصل جدید را ایجاد نمایید. همچنین برای تعریف کد تفصیلی نیز ابتدا باید حساب معین موردنظر را انتخاب و سپس کد تفصیلی موردنظر را تعریف نمایید. با زدن کلید F6 می‌توانید ماهیت و گروه حساب کد کل را تعریف نموده که این ماهیت و کد حساب برای تمام کدهای معین و کدهای تفصیلی داخل کد کل ایجاد خواهند شد.

توجه داشته باشید

ماهیت و گروه حساب سرفصل‌های پیش‌فرض‌ برنامه را نباید تغییر دهید؛ زیرا اصول حسابداری در آن‌ها رعایت شده است و درصورتی‌که قصد تغییر دادن آن‌ها را اشتباه معرفی کنید، در گزارشات شما مغایرت‌هایی ایجاد می‌شود. همچنین با فشردن کلید F8 می‌توانید سرفصلی که خودتان تعریف نموده‌اید را به‌شرط اینکه گردش حساب و مانده‌ای نداشته باشد را حذف کنید. ناگفته نماند که سرفصل‌های پیش‌فرض برنامه حذف نمی‌شوند؛  زیرا سبب ایجاد اختلال در عملکرد برنامه می‌شوند.

با فشردن کلید F3 می‌توانید سرفصلی را اصلاح نام کنید، توجه داشته باشید که سرفصل انتخابی نباید با عملیات اتوماتیک در برنامه تداخل داشته باشد. به‌عنوان‌مثال نمی‌توانید هزینه تخفیفات یا هزینه حقوق پرسنل را به هزینه ایاب‌وذهاب و… تغییر دهید؛ زیرا در برنامه از کدهای موردنظر در امور مالی اتوماتیک استفاده می‌شود. همچنین با استفاده از کلید مرکز هزینه (F10) می‌توانید در صورت لزوم مرکز هزینه را به یک سرفصل اختصاص دهید.

آشنایی با نحوه تعریف سرفصل جدید در نرم‌افزار حسابداری هلو

اولین گزینه در اطلاعات اول دوره نرم‌افزار هلو، سرفصل جدید است که همانگونه که در قسمت بالا ذکر شد مربوط به‌حساب‌های پیش‌فرض برنامه مانند حساب کل که شامل حساب تراز اختتامیه، موجودی‌های نقدی، بانک‌ها و… می‌شود. اگر شما بخواهید سرفصل جدید را انتخاب کنید؛ به‌عنوان‌مثال قصد دارید هزینه‌ای را به سرفصل‌‌ها اضافه کنید، باید اول حساب کل را انتخاب کنید.

سپس  با کلیک بر کد معین که در پایین صفحه، سمت راست قرار دارد، سرفصل جدید را ایجاد کنید. همچنین اگر قصد اضافه کردن حساب کل جدید را داشته باشید، می‌توانید کد کل جدید ایجاد کنید. یعنی با کلیک بر علامت جمع که در سمت راست و قسمت پایین قرار دارد می‌توانید کد کل جدید را ایجاد کنید.

به‌عنوان‌مثال اگر قصد دارید هزینه اجاره محل را تعریف کرده، می‌توانید به دو روش ثبت مستقیم به‌حساب هزینه و تبدیل پیش‌پرداخت به هزینه آن را ثبت کنید.

• روش ثبت مستقیم هزینه

در این روش میزان پرداختی به موجر طی یک سند اتوماتیک یا دستی در زمان پرداخت، مبلغ اجاره‌بها به‌حساب هزینه‌ها اضافه می‌شود. توجه داشته باشید که برای ثبت هزینه‌ی اجاره، حتما در کدینگ برنامه، هزینه‌های اجاره محل را زیرمجموعه گروه هزینه همان بخش معرفی کنید تا در گزارشات پایان دوره بتوانید هزینه‌های هر بخش را به‌صورت مجزا گزارش‌گیری کنید.

• تبدیل پیش‌پرداخت به هزینه

در این روش اگر موجر چک‌های اجاره را در ابتدا از شما دریافت کرد، ابتدا باید این چک‌ها را به‌حساب پیش‌پرداخت هزینه اجاره ببرید و در پایان هرماه طی یک سند حسابداری، هزینه‌ی اجاره آن بخش را بدهکار و پیش‌پرداخت اجاره را طبق مبلغ اجاره یا وصول مبلغ چک ماهیانه بستانکار کنید. برای کسانی که اجاره محل را طی چند فقره چک و در ابتدای قرارداد پرداخت می‌کنند، نباید در زمان ثبت چک‌ها در نرم‌افزار هیچ تغییری در تاریخ صدور و سررسید چک‌ها ایجاد کنند.

توجه داشته باشید

اگر تمام چک‌ها را به‌حساب هزینه درج کنید، کل هزینه‌ی اجاره‌ی سالیانه به‌حساب هزینه‌های آن ماه خواهد رفت و گزارش هزینه‌ها کاملا اشتباه خواهد شد. سرفصل اجاره جزو دارایی‌های جاری با ماهیت بدهکار و زیرمجموعه حساب‌های دریافتنی است. برای ایجاد این سرفصل باید با فشردن دکمه F11 به کدینگ نرم‌افزار بروید و عبارت پیش‌پرداخت را جست‌وجو و انتخاب کنید. به‌طورکلی در حسابداری پیش‌پرداخت‌ها تبدیل به هزینه یا دارایی می‌شوند که در این مثال پیش‌پرداخت تبدیل به هزینه خواهد شد.

کلام آخر

کدینگ نرم‌افزار هلو برای راحتی استفاده حسابداران طراحی‌شده است که چنانچه به عنوان یک حسابدار آن را آموزش ندیده باشید باید از طریق آموزشگاه‌های حسابداری یا سایت معتبر آموزش حسابدار، این اصول اولیه حسابداری در نرم افزار را بیاموزید. این کدینگ به سه دسته حساب کل، معین و حساب تفصیلی تقسیم‌ می‌شوند و در اکثر فروشگاه‌ها، شرکت‌ها، سازمان‌ها و… برای ثبت اطلاعات مالی و حسابداری خود از آن استفاده میشود. توجه داشته باشید که در هنگام استفاده از آن به مطالب ذکرشده در بالا دقت کنید.  امیدواریم با مطالعه این مقاله نکات موردنیاز خود را دریافت کرده باشید.