چکیده : در این راهنما، مواردی را که باید در هنگام استخدام یک حسابدار (یا یک شرکت حسابداری) در نظر بگیرید، همراه با تعدادی سؤال برای پرسیدن به اشتراک می گذاریم.

۹ سوالی که باید قبل از استخدام یک حسابدار بپرسید

اگر شما مانند بسیاری از کارآفرینان تجارت الکترونیکی هستید که با آنها صحبت می کنیم، می دانید که باید یک حسابدار استخدام کنید، اما در مورد نحوه شروع کار مشکل دارید.

این تعجب آور نیست زیرا اکثر صاحبان کسب و کار در هنگام پرسیدن سؤالات درست قبل از استخدام یک حسابدار (یا تغییر حسابدار) به سادگی نمی دانند چه چیزی نمی دانند .

این یک ریسک بزرگ برای کسب و کار شما است. مانند انتخاب نرم افزار حسابداری مانند نرم افزار حسابداری سپیدار .

آیا برای استخدام کارمندان یا سیستم‌بندی فرآیند پذیرش مشتری خود عجله می‌کنید بدون اینکه به دقت در نظر بگیرید ،که بهترین انتخاب برای کسب و کار شما چیست؟

ما مطمئنا امیدواریم که نه.

بنابراین ما توصیه نمی کنیم که برای استخدام یک حسابدار بدون داشتن یک فرآیند استخدام دقیق برای تعیین اینکه آیا آنها برای کسب و کار شما مناسب هستند یا خیر، عجله کنید.

در این راهنما، مواردی را که باید در هنگام استخدام یک حسابدار (یا یک شرکت حسابداری) در نظر بگیرید، همراه با تعدادی سؤال برای پرسیدن به اشتراک می گذاریم.

چه زمانی باید حسابدار استخدام کرد؟

در تجربه ما، بسیاری از صاحبان مشاغل تجارت الکترونیک فکر می کنند که به یک حسابدار مستقل نیاز دارند، در حالی که در واقعیت، بهتر است توسط استخدامی دیگری مانند یک حسابدار مالیاتی ، یک مدیر مالی مجازی ، یا یک شرکت حسابداری تجارت الکترونیک یا نرم افزار حسابداری مانند سپیدار سیستم انجام دهند.

به عنوان مثال، هنگامی که برای اولین بار شروع به کار می کنید، اولین استخدام مالی شما باید یک حسابدار باشد، نه یک حسابدار که بتواند مشاوره استراتژیک ارائه دهد و به برنامه ریزی مالیاتی و پر کردن مالیات کمک کند. همانطور که کسب و کار شما به شش رقم رشد می کند، ممکن است بخواهید یک حسابدار با تجربه یا یک سرویس حسابداری حرفه ای را برای کمک به مدیریت موجودی، محاسبات هزینه کالاهای فروخته شده و نظم بخشیدن به امور مالی کسب و کار خود در طول سال بیاورید. این تضمین می‌کند که می‌توانید گزارش‌های مالی مانند صورت‌های سود و زیان و صورت‌های درآمد را هر زمان که به آن‌ها نیاز داشتید تهیه کنید و نگران داشتن اعداد نادرست نباشید.

یک حسابدار چه کار می کند؟

به جای اینکه وقت خود را بر روی کارهای اساسی حسابداری متمرکز کنید، استخدام یک حسابدار به شما این امکان را می دهد که بیشتر بر روی اصول و استراتژی های اصلی کسب و کار تمرکز کنید تا بتوانید چشمان خود را به اهداف بلند مدت کسب و کار نگاه دارید.

هنگامی که از یک حسابدار برای تجارت استفاده می کنید، همه چیز نیز بسیار دقیق تر خواهد بود. با این حال، همه حسابداران یکسان ایجاد نمی شوند و همه نمی توانند نیازهای تجاری منحصر به فرد شما را برآورده کنند، به همین دلیل است که سوالات مصاحبه زیر با شروع جستجوی خود برای بهترین حسابدار برای کسب و کارتان مهم هستند.

۹ سوال که به شما کمک می کند تصمیم بگیرید که آیا یک حسابدار برای شما مناسب است یا نه

۱٫ محدوده کار حسابداری چیست؟

ممکن است این یک سوال ساده به نظر برسد، اما تفاوت زیادی بین خدماتی که حسابداران ارائه می دهند وجود دارد. نیازهای شما نیز بسته به مهارت های خود و دامنه کاری که حسابدار شما انجام می دهد متفاوت خواهد بود.

برخی از حسابداران به عنوان حسابداران مدیریت عمل می کنند و می توانند صورت های مالی را تجزیه و تحلیل کنند و سایر مهارت های حسابدار محدود به ورود داده ها است.

در نظر بگیرید که چه کسی کارهای زیر را انجام خواهد داد:

• تسویه حساب بانکی (و چند وقت یکبار؟ روزانه / هفتگی / ماهانه)

• وارد کردن صورتحساب های تامین کننده، طبقه بندی هزینه های شرکت و پرداخت به تامین کنندگان

• افزایش فاکتورهای فروش و پیگیری بدهکاران

• بررسی کدگذاری تراکنش ها برای اطمینان از کدگذاری آنها در حساب صحیح و با رفتار مالیاتی صحیح

• اسکان / تشکیل پرونده مالیات بر فروش

• اسناد مالی مانند سود و زیان و ترازنامه را تهیه کنید

• به تفسیر گزارش ها و بیان داستان پشت اعداد کمک کنید

۲- آیا آنها ثبت نام و واجد شرایط هستند؟

متوجه خواهید شد که برخی از حسابداران دارای مدرک دیپلم، مدرک حسابداری یا حتی ممکن است حسابداران مجاز باشند.

اگر حسابدار شما قرار است کارهای شمارا انجام دهد باید شرایط و دانش لازم را داشته باشد.

شرایط صلاحیت و ثبت نام از کشوری به کشور دیگر متفاوت است. حتماً از حسابدار خود بپرسید که شرایط آنها چیست و آیا آنها برای تسلیم / ثبت مالیات بر فروش در کشور شما ثبت نام کرده اند یا خیر.

به یاد داشته باشید، برخی از حسابداران متخصص هستند در حالی که برخی دیگر عمومی تر هستند. هنگام استخدام، باید نیازهای خاص کسب و کار خود را تعیین کنید تا اطمینان حاصل کنید که هرکسی که استخدام می کنید می تواند حجم کار را تحمل کند. اگر جنبه‌های چالش‌برانگیز یا دشوارتری برای حسابداری شما وجود دارد، باید یک حسابدار تخصصی‌تر در لیست حقوق و دستمزد خود داشته باشید.

۳- سطح تخصص آنها چقدر است؟

شما می خواهید که حسابدار شما حساب های شما را دقیق پردازش کند و به گونه ای با شما ارتباط برقرار کند که وقت زیادی از شما نگیرد. شما نمی خواهید به پایان سال مالی برسید و باید برای تمیز کردن یک آشفتگی هزینه اضافی بپردازید.

یک حسابدار خوب فرآیندهای مالی را ایجاد کرده است که هر بار برای اطمینان از پردازش دقیق تراکنش ها از آنها پیروی می کند.

همچنین می توانید بخواهید با یکی از مشتریان یا حسابداری که با آنها کار می کنند صحبت کنید. به‌علاوه، این که واقعاً در تخصص و تجربه کاری آن‌ها جستجو کنید تا بفهمید نقاط قوت و ضعف آن‌ها کجاست، هرگز ضرری ندارد.

۴- چقدر با صنعت شما آشنا هستند؟

اگر حسابدار شما با مشاغل تجارت الکترونیک آشنایی نداشته باشد، منحنی یادگیری شدیدی وجود خواهد داشت.

توصیه می کنیم از آنها بپرسید که آیا آنها مشتریان تجارت الکترونیک دیگری (در گذشته یا فعلی) دارند یا خیر و از آنها بخواهید که چند نمونه از مسائل رایج حسابداری که مربوط به صنعت شما است و چگونه آنها را حل می کنند ارائه دهند.

نکته حرفه‌ای: بسته به کسب‌وکارتان، ممکن است بخواهید با کار با حسابداری که از جزئیات پلتفرم‌ها و کانال‌های تجارت الکترونیکی که در آنها می‌فروشید مطلع است، این کار را حتی بیشتر کنید.

۵- چگونه با مشتریان خود ارتباط برقرار می کنند؟

آنها دوست دارند با چه چیزی ارتباط برقرار کنند؟ آیا آنها واضح و مختصر هستند و به زبانی صحبت می کنند یا می نویسند که برای شما منطقی باشد؟

ناگفته نماند، حتماً بپرسید که آنها معمولاً چگونه با مشتریان خود ارتباط برقرار می کنند. سپس، سبک آنها را با تیم خود ترکیب کنید .

۶- در مورد زمان تحویل و پاسخ چه انتظاری می توانید داشته باشید؟

یک شکایت رایج در مورد حسابداران این است که آنها ممکن است در پاسخگویی به ایمیل ها کند باشند و اینکه حسابداری طبق یک برنامه زمان بندی مشخص کامل نشده است.

در مورد آنچه می توانید هر هفته / ماه از آنها انتظار داشته باشید بپرسید و زمان پاسخگویی مورد انتظار شما به سوالات شما چقدر است.

۷-آیا دفتردار را مستقیماً استخدام می کنید یا با یک شرکت حسابداری با خدمات کامل کار می کنید؟

استخدام یک شرکت حسابداری به جای یک حسابدار مجازی به گسترش ریسک کمک می کند. با این حال، با یک تیم حسابداری، این احتمال وجود دارد که شخصی که شما کار حسابداری را بررسی می کنید با عضو تیمی که پردازش شما را انجام می دهد متفاوت باشد.

در این مورد، بپرسید که چه روش های کنترل کیفیت و بررسی داخلی دارند.

به عنوان مثال، در آریا تراز فرداد ، تمام کارهای مشتری قبل از رفتن به مشتری توسط یک رهبر یا مدیر تیم بررسی می شود.

۸- چگونه از داده های محرمانه مشتریان خود محافظت می کنند؟

شما قرار است اطلاعات حساس شرکت و مالی را با حسابدار خود به اشتراک بگذارید، بنابراین باید بتوانید به آنها اعتماد کنید. این با پرسیدن سؤالاتی در مورد نحوه محافظت از حساب های مشتریان خود، کنترل های داخلی و تفکیک وظایف آنها شروع می شود.

توجه: اصطلاح «تفکیک وظایف» به این معناست که به جای داشتن یک نفر مسئول برای هر جنبه از یک نقش، مسئولیت ها بین چند نفر تقسیم شود.

برای مثال، توصیه می‌کنیم بین نقش فردی که تسویه حساب‌های بانکی را انجام می‌دهد و شخصی که فاکتورها یا قبوض را پرداخت می‌کند، تفکیک وظایف ایجاد کنید.

علاوه بر این، توصیه می کنیم از ضرب المثل “اعتماد کنید اما تأیید کنید” را دنبال کنید. این بدان معناست که تمام سیستم‌های خود را حداقل هر سه ماه یکبار بررسی و نظارت کنید تا مطمئن شوید که کار تکمیل شده است و آنها هیچ گونه فعالیت کلاهبرداری را تشویق نمی‌کنند.

۹- خدمات خود را چگونه قیمت گذاری می کنند؟

حسابدار یا شرکت حسابداری چگونه هزینه خواهد کرد؟ آیا هزینه ماهانه ثابت است یا ساعتی شارژ می کنند؟

روند در حسابداری این است که نرخ ثابتی را دریافت کنید. اگر اینطور است، مطمئن شوید که در مورد آنچه که در آن نرخ ثابت گنجانده شده است و چه مواردی را شامل نمی شود، کاملاً مشخص شده اید.