هر نوع فعالیت اقتصادی و تجاری در زمینه‌های مختلف، مستلزم ثبت شرکت است. برای ثبت انواع شرکت‌ها مدارک و مقررات خاصی لحاظ می‌شود. ما قصد داریم تمامی این مراحل و شرایط لازم برای ایجاد کمپانی را به‌طور‌کامل، بررسی و بیان کنیم که برای تغییر دادن آدرس شرکت چه‌ کارهایی باید انجام دهید. جهت آن که بتوانید تمامی کارهای مربوط به ثبت کسب‌وکار خود را به‌صورت کاملا قانونی انجام دهید، باید سلسله‌مراتب در نظر گرفته شده را رعایت کنید و همه کارها را از صفر تا صد انجام دهید تا بتوانید دراسرع‌وقت، ثبت کمپانی خود را تکمیل و هزینه را پرداخت کنید. در ادامه مقاله، به طور خلاصه تمامی مراحلی که برای به ثبت رساندن کسب‌وکارهای مختلف لازم است را مرحله‌به‌مرحله توضیح می‌دهیم.

ثبت شرکت چیست؟

قبل از هر چیز بهتر است بدانید که شرکت، به مجموعه فعالیت‌هایی گفته می‌شود که در قالب یک تجارت کاملا قانونی ارائه می‌شود و این قابلیت را دارد که با همکاری سایر مشاغل و شرکت‌ها به فعالیت خود ادامه دهد. در واقع، می‌توان ذکر کرد که تمامی اقدامات اعم از تنظیم اسناد و پرداخت هزینه‌ها و همچنین، روش‌های انجام مراحلی که منجر به ثبت شرکت شما در سامانه‌های رسمی می‌شود، از طریق مؤسسات مختلفی که در این حوزه فعالیت دارند، به ثبت می‌رسد. این اقدامات برای ثبت، موارد زیر را به وجود می‌آورند:

• قانونی شدن فعالیت‌های تجاری شما

• جلب‌ اعتماد افراد، مؤسسات و سایر شرکت‌ها برای استفاده از خدمات و انعقاد قرارداد

• شرکت در مزایده و مناقصه شرکت‌ها

• امکان اخذ نمایندگی در شهرها و استان‌های مختلف

• فرصت استفاده از وام و خدمات بانکی

شرایط ثبت شرکت

برای اینکه بتوانید شرکت خود را تأسیس و به‌صورت قانونی ثبت کنید، باید شرایط و مراحل قانونی که در مورد آن‌ها صحبت خواهیم کرد را رعایت کنید. در ادامه، به بررسی تمامی شرایط لازم برای ثبت کمپانی می‌پردازیم.

نام صحیحی انتخاب کنید

اولین شرطی که در ثبت هر نوع کسب‌وکاری در موضوعات مختلف در نظر گرفته می‌شود، انتخاب نام صحیح است. معمولا این موضوع یک مشکل مهم و اساسی تلقی می‌شود.

امضای الکترونیکی هنگام ثبت کمپانی

اگرچه هنوز این شرایط برای همه نهادها به طور کامل در نظر گرفته نشده است؛ اما اخیرا امضای الکترونیکی یکی از مهم‌ترین شرایط ثبت انواع شرکت‌ها محسوب می‌شود امضای الکترونیکی، به منزله تأسیس و ثبت قانونی شرکت‌ها به‌صورت آنلاین است و باتوجه‌به اینکه در آینده کلیه امور به شکل آنلاین انجام خواهد شد، این مورد نیز به‌عنوان شرط رسمی محسوب خواهد شد.

ثبت‌نام در سامانه ثنا

یکی دیگر از مواردی که اخیرا شرط اساسی و مهم در ثبت شرکت محسوب می‌شود، ثبت‌نام در ثنا و اخذ رتبه موردنظر است. باتوجه‌به اینکه درخواست در ثنا توسط اداره ثبت انجام می‌شود، نیازی به ارائه مدارک نیست و تنها باید در این سامانه ثبت‌نام کنید. دفاتر خدمات قضایی، کلیه امور مربوط به ثبت‌نام سامانه ثنا را به‌صورت حضوری یا در سامانه sana.adliran.ir به شکل آنلاین برای اخذ رتبه مربوطه انجام می‌دهند.

مدت دوره ثبت کمپانی

ابتدا تعیین نام شرکت ۲ روز زمان می‌برد و ۵ تا ۸ روز پس از ارسال مدارک به اداره، توسط کارشناسان کل پروسه ثبت کمپانی طی می‌شود. توجه داشته باشید که در صورت تأخیر در امضا و ارسال مدارک به اداره ثبت، طبیعتا مدت‌زمان این فرایند افزایش می‌یابد.

آیا اخذ مجوز برای ثبت شرکت الزامی است؟ به‌طورکلی برای ثبت انواع شرکت‌ها نیازی به اخذ مجوز نیست؛ بلکه برای برخی موارد شرایطی در نظر گرفته می‌شود که ابتدا باید مجوزهای لازم را دریافت و سپس اقدام به ایجاد شرکت‌های موردنظر کنید. نکته بسیار مهمی که باید بدانید این است که در برخی موارد، به‌راحتی می‌توانید با تغییر فعالیت و موضوع شرکت به موضوعات کوچک‌تر و زیر مجموعه، شرط اخذ مجوز را حذف کنید.

مزایای به ثبت رسیدن کمپانی

با ثبت رتبه بندی شرکت، می‌توانید اعتبار و ارزش کسب‌وکار را افزایش دهید. برای امضای قرارداد و استفاده از خدمات و محصولات به شرکت‌هایی که به طور رسمی ثبت شده‌اند، اطمینان بیشتری پیدا کرده و از آن‌ها استفاده کنید. علاوه‌بر‌این هنگام ثبت شرکت، می‌توانید از مزایای قانونی دریافت وام دولتی استفاده کنید. با ثبت کمپانی می‌توانید، در مناقصات و مزایده‌های رسمی و دولتی شرکت کنید و سود و درآمد قابل‌توجهی را به دست آورید. جدای از این مورد، اگر قصد دارید کسب‌وکار خود را گسترش دهید، نیاز به ارائه نمایندگی در شهرها و استان‌های مختلف دارید که این امر هم مستلزم ثبت قانونی و تأسیس شرکت است.

مدارک لازم جهت ثبت کمپانی

پس از انتخاب نام و نوع شرکت خود، باید مدارک لازم را به مؤسسات و سیستم‌های مختلفی که در این زمینه فعالیت می‌کنند، ارائه دهید. مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت عبارت‌اند از:

• کپی مدارک هویتی مانند کارت ملی و شناسنامه هر یک از شرکا

• ارائه درخواست شرکت

• تهیه قرارداد مشارکت

• تأیید آدرس و کد پستی محل شرکت

• ارائه وکالت‌نامه (درصورتی‌که گیرنده از مؤسسه حقوقی باشد)

• تعیین حق امضای شرکت

• تعیین موقعیت و سهم هر یک از اعضا

• ارائه دو نسخه صورت‌جلسه مجمع‌عمومی، مؤسسین شرکت و صورت‌جلسه هیئت‌مدیره

تعویض آدرس شرکت پس از ثبت

از لحظه ثبت‌ کمپانی تا دو ماه پس از آن، برای تعیین محل دفتر وقت دارید؛ زیرا در این مدت به ارائه پرونده مالیاتی، دریافت کد اقتصادی و ارائه سند یا اجاره فضای اداری نیاز خواهید داشت. قانون، آدرس ثبت شده را به‌عنوان آدرس معتبر شرکت می‌شناسد؛ بنابراین تعویض آدرس شرکت یا افتتاح شعب جدید باید بلافاصله در قالب ثبت تغییرات شرکت، پس از ثبت شرکت به همراه درج در نامه رسمی به مراجع ذی‌ربط اطلاع داده شود. مدارک لازم جهت تعویض آدرس شرکت:

• شناسه و عکس کلیه اعضای شرکت (هیئت‌مدیره و سهام‌داران)

• تصویر روزنامه مؤسس شرکت

• تصویر آگهی تأسیس شرکت

• اطلاع‌رسانی تغییرات اخیر (در صورت وجود)

شرایط تعویض آدرس شرکت

آدرس شرکت در دو حالت قابل‌تغییر است؛ در مورد اول، انتقال شرکت در یک شهر از محلی به محل دیگر است. مقر موردنظر باید یک محیط اداری و تجاری بوده و لوکیشن شرکت نباید در محل پرجمعیت باشد. ممکن است در زمانی که کسب‌وکار را ثبت می‌کنید، فضای تجاری خریداری یا اجاره کرده باشید که در چنین مواقعی که هنوز محل خاصی از فعالیت کمپانی پس از ثبت شرکت مشخص نشده است، می‌توانید آدرس منزل خود یا یکی از شرکا را به‌عنوان آدرس شرکت در سامانه ذکر کنید. البته شما تنها دو ماه فرصت دارید تا از آدرس محل سکونت خود به‌عنوان آدرس محل شرکت استفاده کنید؛ زیرا پس از این مدت، باید اقدامات لازم را برای ارائه پرونده مالیاتی و اخذ کد اقتصادی و در نهایت ثبت کمپانی را انجام دهید. به جهت اخذ کد اقتصادی، باید سند مالکیت یا اجاره‌نامه در محل فعالیت شرکت را ارائه دهید.

در مورد دوم، گاهی شخص بنا به دلایلی تصمیم می‌گیرد که دفتر مرکزی شرکت را به شهر یا ناحیه دیگری تغییر دهد. در این مورد هر گاه صاحبان سهام شرکت بخواهند در موردی، خارج از روال معمول همه شرکت‌ها و مسائلی نظیر تعویض آدرس شرکت، تغییر سرمایه شرکت، رتبه بندی شرکت و….. تصمیم‌گیری کنند، مجمع‌ عمومی فوق‌العاده تشکیل می‌شود. در برخی موارد، این مجمع‌ عمومی فوق‌العاده ممکن است اختیار خود را برای تصمیم‌گیری در مورد تغییر آدرس پس از ثبت شرکت، به هیئت‌مدیره کمپانی منتقل کند.

مراحل تغییر آدرس محل کسب‌وکار

در ادامه مراحلی که باید هنگام تغییر آدرس شرکت طی شود، ذکر خواهد شد:

• تشکیل مجمع‌ عمومی فوق‌العاده با حضور تمام یا اکثریت سهام‌داران شرکت (در صورت حضور اکثریت سهام‌داران، ترتیب دعوت طبق اساسنامه الزامی است.)

• صورت‌جلسه تغییر آدرس

• امضای کلیه صفحات صورت‌جلسه توسط حاضرین

• ثبت پروتکل تغییر آدرس در سامانه ثبت شرکت‌ها و دریافت تأییدیه

• ارسال مدارک و تأییدیه سیستم به سازمان ثبت کمپانی از دفاتر پست منتخب

• دریافت پیش‌نویس اطلاعیه تغییر آدرس

• مراجعه به اداره ثبت و امضای آگهی به همراه مبلغی پول برای هزینه ثبت‌نام

• انتشار آگهی تغییر نشانی شرکت در روزنامه رسمی کشور

روند ارسال مدارک به اداره ثبت شرکت تا زمان انتشار آگهی تغییر حدود ۷ تا ۱۴ روز به طول می‌انجامد.

تعویض آدرس شرکت خصوصی

سهام‌داران خصوصی باید علاوه‌بر تنظیم پروتکل تغییر نشانی شرکت، امضای کمیته اجرایی و هیئت‌مدیره، فهرستی جداگانه امضا کنند که در آن میزان سهام آن‌ها نیز درج شده باشد و سپس آن را به همراه پروتکل به رجیستری ارسال کنند؛ چرا تغییر کد پستی در پروسه ثبت کمپانی مانند تغییر آدرس است؟ زیرا حتی اگر رقمی را در کد پستی تغییر دهید یا بنا به دلایلی نیاز به تغییر کد پستی شرکت داشته باشید، باید کل فرایند تغییر آدرس ذکر شده را تکمیل کنید.

نکات مهم هنگام تغییر آدرس

1. پروتکل تغییر آدرس بعد از ثبت شرکت، باید روی سربرگ شرکت و با مهر شرکت صورت گیرد.

2. تهیه دو نسخه از پروتکل با کلیه امضاها انجام شود.

3. اگر فقط به دلیل تغییر کد پستی با مشکل مواجه شده‌اید، صورت‌جلسه‌ای در واحد ثبت تغییر کد پستی تنظیم شود.

4. در هنگام تغییر آدرس شرکت، سهام‌داران باید فهرست سهام و مبلغ آن را جداگانه در سربرگ شرکت وارد و امضا کنند.

5. کلیه صفحات صورت‌جلسه باید به امضای اعضا برسد. حتی در صورت نداشتن سند جداگانه، نام‌ها به صفحه دوم صورت‌جلسه منتقل شود.

هزینه تغییر آدرس کسب‌وکار

تعویض آدرس شرکت، به صورت‌جلسه نیاز دارد که به همراه هزینه‌های درج در روزنامه رسمی (به‌استثنای تیراژ) محاسبه می‌شود که ۵۰% مبلغ را پیش‌پرداخت و ۵۰% مابقی را در پایان پرداخت خواهید کرد. به‌طورکلی ثبت شرکت و تغییرات آن هزینه‌ای اجباری دارد که باید پرداخت شود. از جمله هزینه‌های تعویض آدرس شرکت می‌توان به هزینه‌های افزودن تغییر آدرس در روزنامه‌های رسمی و هزینه‌های انتقال به محل جدید شرکت اشاره کرد.

برای برآورد هزینه تعویض آدرس شرکت و کسب اطلاعات دقیق‌تر می‌توانید به سامانه مربوطه مراجعه کنید. گاهی اوقات تغییر آدرس از شهری به شهر دیگر صورت می‌گیرد، این نوع تغییر آدرس در واقع تغییر واحد ثبتی است. به‌عنوان‌مثال، اگر قصد جابه‌جایی آدرس از تهران به شهرستان را دارید، ابتدا باید پس از انتشار صورت‌جلسه، جهت دریافت اخطاریه تغییر به اداره ثبت‌اسناد در خیابان میرداماد مراجعه کنید تا زمانی که کار ثبت تکمیل شود.

تعویض آدرس شرکت در اداره مالیات

برخی تغییرات در هنگام ثبت شرکت از جمله تغییر آدرس نیز باید در اداره مالیات ثبت شود. این مرحله بسیار مهم است؛ زیرا مرکز مالیاتی و کد مالیاتی شرکت شما، می‌تواند با تغییر آدرس عوض شوند و این موضوع می‌تواند روی امور مالی شرکت تأثیر بگذارد. پس از انجام تغییرات مربوط به آدرس شرکت و انتشار آگهی تغییر در روزنامه رسمی، باید با در دست‌ داشتن این روزنامه به اداره مالیات مربوطه مراجعه کنید. در این اداره تغییرات در سیستم اعمال شده و مرکز مالیاتی شرکت رسما به آدرس جدید منتقل می‌شود.

تعویض آدرس شرکت در اداره بیمه

تعویض آدرس شرکت نیز ممکن است منجر به تغییراتی در بیمه شرکت شود. ازاین‌رو، پس از ایجاد این تغییر، حتما باید آن را به مراجع قانونی و بخش‌های مختلف اعلام کنید. یکی از مراجع مهم برای اطلاع از تغییر آدرس پس از ثبت شرکت، سازمان تأمین اجتماعی است. پس از تغییر آدرس شما باید با روزنامه‌های منتشر شده که حاوی اطلاعیه تغییر هستند، به کارشناس بیمه مراجعه کرده و این تغییرات را به وی اطلاع دهید.

استعلام ثبت کمپانی

پس از انجام مراحل ثبت، در صورت تأیید مراجع مربوطه می‌توانید از روش‌های زیر استعلام موردنیاز را دریافت کنید:

یکی از راه‌های استعلام ثبت کمپانی، مراجعه به آدرس اینترنتی ilenc.ssaa.ir است. با تایپ نام شرکت، شماره ثبت یا شناسه ملی در این سامانه می‌توانید از وضعیت تأسیس کمپانی خود مطلع شوید. استفاده از سامانه روزنامه رسمی www.rooznamehrasmi.ir از دیگر راه‌های استعلام تأسیس کمپانی است. در این سامانه باید با واردکردن یکی از اطلاعات مربوط به شرکت مانند نام، شماره ثبت یا شماره شناسایی ملی به جستجو بپردازید.

سخن پایانی

در این مقاله، توضیح داده شد که اگر به دنبال کسب‌وکار قانونی و رسمی در ایران هستید، باید باتوجه‌به کسب‌وکار، ثبت شرکت خود را انجام دهید تا در آینده با مشکلی برخورد نکنید. همچنین، با تمامی مراحل و شرایط ثبت تغییرات شرکت و تعویض آدرس آن به همراه مدارک موردنیاز آشنا شدیم؛ بنابراین از اکنون می‌توانید تأسیس کمپانی خود را آغاز کنید و ظرف مدت چند روز کاری یک شرکت ثبت شده داشته باشید. فرایند ایجاد کمپانی اگرچه ساده است؛ اما جزئیاتی دارد که با مشورت وکلا و کارشناسان حقوقی می‌توانید آن را به بهترین نحو ممکن انجام دهید.

منبع : الی ثبت