مطالبی که باید در مورد سیستم بایگانی ریلی بدانیم

در بسیاری از ارگان ها و برخی شرکت ها کم بودن فضا مشکلی بسیار جدی است زیرا اسناد و مدارک زیادی برای نگهداری وجود دارد. در این زمان افراد از روش نگهداری بهتری با نام بایگانی ریلی استفاده می کنند. بایگانی ریلی به علت فضای کمی که برای نگهداری بسیاری از اسناد و مدراک که در اختیار می گیرد مورد توجه بسیاری از ارگان ها و یا شرکت ها است. در ذخیره سازی ریلی از فایل هایی جهت طبقه بندی بهتر همه اسناد مورد استفاده قرار می گیرد که به آن فایل ریلی می گویند. فایل ریلی به روش دخیره سازی ریلی نظم بیشتری می دهد.

همانطور که گفته شد سیستم بایگانی ریلی با گرفتن فضای اندک، فضای ذخیره سازی بیشتری در اختیار گذاشته و خدمات بهتری برای استفاده ارائه می دهد. کارکرد این نوع سیستم بخاطر وجود این ویژگی منحصر به فرد به حدی بالا رفته که کاربران بسیاری را جذب خود کرده است. همچنین با داشتن فایل ریلی می تواند دسته بندی های بیشتری را در خود اختصاص دهد.

تاریخچه سیستم بایگانی

اولین سیستم بایگانی ریلی (نگهداری) مربوط به سال ۱۳۵۸ است که به بازار ایران ورود پیدا کرده و معرفی شد. این نوع سیستم نگهداری پرونده و مدارک بسیاری را در یک فضای کوچک می تواند ذخیره کند. سیستم نگهداری بیشتر در دفاتر و موزه ها برای طبقه بندی مقادیر بسیار زیادی فایل مربوطه مورد استفاده قرار می گیرد.

هر چه زمان بیشتری گذشت سیستم ذخیره اطلاعات پیشرفت کرد. در آینده شاهد تولید کمدهای بایگانی با بدنه ای فولادی می شوید که در بسیاری از شرکت ها مورد استفاده قرار می گیرد. در حال حاضر نیز شاهد پیشرفت در امنیت آن ها هستید.

عملکرد بایگانی ریلی

سیستم بایگانی ریلی در بین قفسه های خود فضای خالی بسیاری را جهت استفاده حذف میکند تا دیگر مشکل کمبود فضا وجود نداشته باشد. داخل این سیستم یک راهروی متحرک موجو می باشد که امکان دسترسی سریع به تمام مدارک را به شما می دهد. قفسه یا فایل ریلی در این سیستم بایگانی روی ریل هایی است که توسط دست و یه صورت یدی به آن ها فرمان داده می شود. برخی از این سیستم ها به کمک نیروی الکترونیکی به وسیله گیربکس هایی که در آن تعبیه شده حرکت ایجاد می کنند. سیستم های بایگانی در عمق های مختلفی جهت استفاده وجود ئارند که حجم های مختلفی برای نگهداری اطلاعات به کاربران ارائه می کنند.

فایل ریلی

در سیستم بایگانی به منظور دسترسی آسان به تمام اسناد و مدارک مربوطه آرشیوها در قفسه یا فایل ریلی قرار می گیرند. این فایل ها بر روی ریلی هایی سوار هستند که به راحتی می توانید آن ها را باز یا بسته کنید. با این ویژگی فایل های سیستم ریلی دسترسی به اطلاعات بسیار آسان شده است. این امر سبب شده که اسناد و مدراک مفقود نشوند.

خصوصیات فایل ریلی

فایل های ریلی در سیستم های ذخیره سازی ریلی متناسب با فضایی که برای آن ها در نظر گرفته اید ساخته می شوند. این فایل ها بر روی انواع قفسه ها با نمای مختلف مانند نمای ام دی اف قابل اجرا می باشند.

امکان تولید فایل ریلی در مدل های مختلف

می توانید فایل ریلی موجود در سیستم های بایگانی را در رنگ های مختلف به سلیقه خودتان خریداری کنید. فایل های سیستم بایگانی در رنگ های مختلفی تولید شده اند، همچنین اگر مدل دیگری مدنظرتان بود می توانید آن را شفارش دهید.

فایل ریلی به صرفه

فایل های بایگانی ریلی بسیار به صرفه هستند. این فایل های موجود در سیستم قیمت بالایی نداشته و به راحتی می توانید آن را در اندازه های مختلف در خصوص نیازتان تهیه کنید.

پرونده های متناسب فایل ریلی

فایل های سیستم بایگانی مناسب نگهداری انواع زونکن ها، پرونده ها، پوشه های معمولی، مدارک مختلف مانند مدارک پزشکی و… می باشند. این فایل ها اندازه های مختلفی برای مصارف مختلف دارند.

نقش فایل ریلی در سیستم بایگانی

به کمک سیستم فایل ریلی درون اتاقک بایگانی نظمی برای اسناد و مدارک موجود ایجاد شده است. این نظم به افراد کمک میکند تا به بهترین شکل پرونده های خود را بر اساس هر نظمی که مدنظرشان است مرتب سازند. فایل های ریلی اتاقک بایگانی ریلی را قفسه بندی می کند و تا حد امکان دسترسی به پرونده های مربوطه را سریع می کند.

خصوصیات بایگانی ریلی

سیستم های ذخیره سازی از زمان اولین تولید تا به امروز تغییرات زیادی را متحمل شده و به ویژگی های آن افزوده شده است. با دانستن این خصوصیات و محک زدن آن ها می توانید با اطمینان خاطر بیشتر سیستم خود را خریداری کنید.

حذف راهرو در سیستم ذخیره سازی ریلی

حذف راهروهای غیر ضروری یکی از مزیت های سیستم بایگانی ریلی است. زمانی که راهروهایی اضافی حذف شوند ۸۰ درصد فضای کاملاً مفید به وجود می آید که در آنها تعداد زیادی اسناد و مدارک جا می گیرند همچنین دارای قابلیت طبقه بندی نیز هستند.

قفسه بندی دو طبقه

سیستم قفسه بندی دو طبقه از به روز ترین سیستم های امروزه برای حجم پرونده های بسیار بالا است. این سیستم ذخیره سازی ریلی تا ۴۰۰ درصد فایل های بیشتری نسبت به بایگانی تک طبقه در خود نگهداری می کند. این مدل در بسیاری از انبارها، فروشگاه و سازمان ها منطه هایی که اجاره بالا دریافت می کنند است.

راهروهای دوتایی این مدل سیستم در بالا و پایین پشت سر هم حرکت می کنند. تا قبل از پیدایش این نوع قفسه بندی در اتاقک بایگانی تنها راه ذخیره سازی با چنین روش فشرده ای استفاده از پشته های بسیار بالا بود. این پشته های بالا دارای تعدادی از موارد دسترسی بودند و برای رسیدن به بالاترین قفسه ها دست کم نیازمند پله، نردبان و یا آسانسور مخصوص می باشند.

امنیت بایگانی ریلی

دیگر ویژگی این نوع بایگانی اسناد امنیت آن ها است. زمانی که با سیستم بایگانی ریلی از اسناد نگهداری می شود می توان اطمینان داشت که پرونده ای مفقود یا خراب نمی شود. همچنین در زمانی که این اسناد با فایل ریلی طبقه بندی شده اند میتوان به راحتی پرونده یا سند مورد نظر را پیدا نمود.

زیبایی سیستم بایگانی ریلی

این سیستم نگهداری بجز نظم دادن و طبقه بندی کردن اسناد ومدارک شما به زیبایی محیط بایگانی نیز کمک می کند. محیطی را تجسم کنید که پرونده ها بدون دسته بندی روی هم انباشته شده باشد. شما هر زمان که به دنبال پرونده هستید باید تک به تک همه آن ها مشاهده کرده تا فایل مورد نظرتان را پیدا کنید. حتی ممکن است در این بین به علت تعجیل در کار برخی از این فایل ها صدمه دیده یا پاره شوند.

با سیستم بایگانی ریلی فایل هایتان صدمه نمی بینند و به سرعت به آن ها دسترسی دارید همچنین باعث زیبایی و نظم اتاق بایگانی می شوند.

خرید بایگانی ریلی به سایت جهان بایگان مراجعه کنید

یکی از مهمترین و ضروری تجهیزات برای ادارات، شرکت های خصوصی و دولتی و مکان هایی که پرونده یا فایل های بسیاری برای نگهداری دارند مناسب است. این سیستم بایگانی ریلی با وجود فایل ریلی درون آن دارای ویژگی های مثبت فراوانی است که از اساسی ترین این مزیت ها افزایش ظرفیت بایگانی اسناد و مدارک تا دو برابر یا بیشتر در مقایسه با سیستم های بایگانی ثابت می باشد. شما می توانید فایل ریلی موجود در بایگانی ریلی خود را با سلیقه خود و به هر رنگی که میخواهید سفارش دهید تا در کمترین زمان آن را تولید کنند.